REKISTERISELOSTE (Henkilötietolaki 523/1999)

 

Laatimispvm: 18.10.2018


Rekisterinpitäjä

Metos Oy Ab

Yhteystiedot
Ahjonkaarre, 04220 Kerava
puh. 020 43913
personnel@metos.com


Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 

Riitta Scheiman
Ahjonkaarre, 04220 Kerava
puh. 020 4394000
riitta.scheiman@metos.com


Rekisterin nimi ja verkko-osoite

Rekrytointijärjestelmä HRzero  http://hrzero.fi


Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoitus on vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää Metos Oy Ab:sta työnantajana kiinnostuneiden työnhakijoiden työpaikkahakemuksia. Hakija voi osoittaa hakemuksen haluamaansa työtehtävään tai jättää avoimen hakemuksen. Henkilöstöhallinnon henkilöt voivat myös yhdistää hakemuksen mahdolliseen muuhun sopivaan työtehtävään.
Työnhakijan antamia hakemustietoja säilytetään hakijarekisterissä tietyn tehtävän osalta  kahden (2) vuoden ajan ja niihin voidaan palata myöhempien hakujen yhteydessä. Metos Oy Ab voi omasta aloitteestaan poistaa puutteellisin tiedoin varustettuja työpaikkahakemuksia. Hakemuksia voidaan poistaa ja muuttaa myös työnhakijan pyynnöstä. Poistamis- tai muutospyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisteriyhdyshenkilölle tai se voidaan esittää henkilökohtaisesti edellä mainitussa osoitteessa.


Rekisterin tietosisältö

Rekrytointijärjestelmään tallentuvat työnhakijan tiedot riippuen siitä, mitä tietoja työnantaja kohdennetuissa rekrytoinneissa hakulomakkeella kysyy ja mitä tietoja työnhakija itsestään tallentaa. Työnhakijan on mahdollista tallentaa avoin hakemus hakulomakkeelle seuraavat tiedot itsestään: nimi, yhteystiedot, syntymäaika, ajokortti työkokemus, suoritetut tutkinnot, lisä- ja täydennyskoulutus, osaamiset, avoin hakemus tehtävään vapaa tekstikenttä, vahvuutesi ja kehittämiskohteesi vapaa tekstikenttä, muuta mitä hakija haluaa kertoa, vapaa tekstikenttä, mahdollinen hakijan liittämä liitetiedosto ja kuva. Avoimia jätettyjä hakemuksia voivat lukea ja käsitellä ne henkilöstöhallinnon määrittelemät esimiehet, joiden työtehtäviin työnhakija on hakemuksessaan osoittanut kiinnostuksensa ja joilla on oikeus lukea ja käsitellä avoimia hakemuksia.


Säännönmukaiset tietolähteet   

Säännönmukaisena tietolähteenä ovat HRzero järjestelmään hakemuksen jättäneet työnhakijat.


Henkilörekisterin säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekrytoiva esimies ja hänen esimiehensä sekä henkilöstöhallinnon työntekijät.


Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta toisiin rekistereihin eikä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.


Rekisterin tai muun tietojärjestelmän suojauksen periaatteet 

A. manuaalinen aineisto
Mahdolliset tulosteet säilytetään lukitussa tilassa. Kuusi (6) kk vanhemmat manuaaliset hakemukset tuhotaan.

B. Tietojärjestelmän aineisto
Rekisterin käyttö on rajattu käyttövaltuuksin ja rekisterin käyttötapahtumat rekisteröityvät rekrytointijärjestelmän lokitietoihin. Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla rajatuin oikeuksin. Rekisteröityneen työnhakijan tietoihin pääsevät ne esimiehet, joiden organisaatioon työhakemus kohdistuu. Työnhakijan saamalla linkillä työnhakija voi käsitellä omia henkilötietojaan. Omalla linkillään työnhakija voi myös muokata ja päivittää omia tietojaan. Kohdistetuissa rekrytoinneissa työnhakijoiden hakemukset säilyvät järjestelmässä 2 vuotta rekrytoinnin päättymisen jälkeen. Avoimet hakemukset säilytetään kuusi kuukautta.

Palvelun tarjoaja Vendiili Oy vastaa rekisteriin tallennettavien tietojen teknisestä suojauksesta ja tietoturvasta.